Envanter listesi neden bu kadar önemli?
Ev eşyası depolamada sahibi genellikle neyin depoda olduğunu hatırlar. Kurumsal depolamada ise durum farklıdır: eşyayı depoya gönderen kişi ile aylar sonra ondan bir parça isteyen kişi çoğu zaman aynı değildir. Departmanlar değişir, sorumlular ayrılır, kararlar başka birimlere geçer. Bu yüzden kurumsal depolamada hafıza kişilerde değil, listede olmalıdır.
Envanter listesi depoya giren her kalemi, adedini, durumunu ve varsa şirket içi numarasını gösterir. Her giriş ve çıkışta güncellenir. Böylece şirketinizde kim sorarsa sorsun, depoda neyin olduğu sorusunun cevabı yazılıdır.
İyi bir envanter listesinde neler olmalı?
Listenin ayrıntı düzeyi, eşyanın türüne ve kısmi teslim sıklığına göre değişir. Birkaç kez çıkış yapılacak bir demirbaş deposu için kalem bazında bir liste yeterliyken, sık kısmi teslim yapılacak bir stok deposunda koli bazında bir liste gerekir.
- Kalem ya da koli numarası
- Kısa açıklama ve adet
- Varsa şirket demirbaş numarası
- Hangi lokasyondan ya da departmandan geldiği
- Paketleme ve söküm durumu
- Depoya giriş tarihi
- Çıkış tarihi ve teslim adresi
Koli numaralama sistemi kurmak
Kolilerle çalışan şirketler için en işe yarar yöntem, basit bir numaralama sistemidir. Her koliye depoya gitmeden önce bir numara verin; numara, kolinin hangi departmandan ya da hangi ürün grubundan geldiğini gösteren bir ön ek taşıyabilir. Kolinin ayrıntılı içeriğini sizde kalacak bir listeye yazın.
Gizli evrak içeren kolilerde içeriği koli üzerine yazmamak güvenlik açısından önemlidir. Koli üzerinde yalnızca numara bulunur; içerik listesi sizdedir. Depodan bir koli istediğinizde numarasını söylemeniz yeterlidir.
Kısmi teslim nasıl planlanır?
Kısmi teslim, depodaki eşyanın tamamını değil, yalnızca ihtiyaç duyulan kalemlerin istenen adrese getirilmesidir. Bunun için önceden haber vermeniz, istediğiniz kalemlerin numaralarını ve teslim adresini bildirmeniz yeterlidir. Kalemler envanter listesinden bulunur, ayrılır, araca yüklenir ve teslim edilir.
Kısmi teslimleri mümkün olduğunca gruplamanızı öneririz. Örneğin aynı hafta içinde iki farklı adrese gidecek kalemleri tek bir talepte bildirmek, planlamayı kolaylaştırır ve teslim maliyetini düşürür. Her teslimden sonra güncellenmiş liste size iletilir.
Depoya ek giriş yapmak
Kurumsal depolama çoğu zaman tek yönlü değildir. Yeni bir sezonun stoğu, bir başka şubeden gelen eşyalar ya da bir etkinlik dönüşü malzemeler mevcut depoya eklenebilir. Ek girişlerde yeni kalemler aynı listeye işlenir; aylık bedel yeni hacme göre güncellenir.
Ek girişlerde mevcut numaralama sistemini sürdürmek önemlidir. Aynı ön ekleri ve aynı liste düzenini kullanmak, aylar sonra listede arama yapmayı kolaylaştırır.
Liste ile demirbaş kaydını eşleştirmek
Muhasebe biriminizin demirbaş kayıtları ile depo envanter listesi aynı dili konuşmalıdır. Depoya giden her demirbaşın şirket numarasını envanter listesine işlemek, yıl sonu sayımlarında ve denetimlerde büyük kolaylık sağlar. Depodan çıkıp başka bir şubeye giden kalemlerin kaydını da aynı şekilde güncellemenizi öneririz.
Kale Taşımacılık'ta envanterli depolama
Sancaktepe'deki depomuzda eşyalarınız size özel kilitli bölmede, kuru ve kameralı bir alanda saklanır. Depoya giren her kalem envanter listesine işlenir, liste size verilir ve her giriş-çıkışta güncellenir. Kısmi teslimleri İstanbul'un iki yakasına planlıyoruz. Ücretsiz ekspertiz ve yazılı teklif için 444 4 092'yi arayabilirsiniz.
